L’onboarding ou processus d’intégration en français consiste, comme son nom l’indique, à intégrer un ou plusieurs nouveaux employés dans leur nouvel environnement de travail: une entreprise avec ses valeurs et ses employés. Il existe plusieurs étapes fondamentales à suivre lorsque l’on décide d’accueillir de nouveaux arrivants au sein de sa compagnie. En effet, c’est un moment important dans la vie professionnelle d’un employé puisque bien souvent ce processus aura des effets pas seulement à court terme, mais aussi à long terme. Si votre employé ne se sent pas correctement intégré dans votre entreprise, cela pourrait avoir un impact négatif sur sa productivité et pire, il aura sûrement des envies d’ailleurs. Il ne faut donc pas négliger l’onboarding.
Depuis plus d’un an, les entreprises ont dû se réinventer pour faire face à leur nouvelle réalité qu’est le virtuel. Mais avant la pandémie, les entreprises mettaient en place de nombreuses actions pour que leurs nouveaux employés se sentent intégrés dès le jour de la signature du contrat.
L’onboarding d’hier commençait avec une présentation des lieux, des employés, des outils de travail. Les premiers jours étaient synonyme de réunions d’information et de travail, de déjeuners ou de lunchs avec son nouveau patron, d’immersion dans les équipes ou encore de premières discussions à la machine à café entre collègues. Pour certaines entreprises bien situées géographiquement, l’intégration pouvait se faire également de façon informelle. En effet, il existait un certain “lifestyle” à côté du bureau où il était possible d’aller boire une bière pour faire connaissance, de faire une marche au parc le midi ou bien de prendre une glace par temps chaud.
Aujourd’hui, la question que se pose chaque entreprise qui embauche un nouveau talent est: Comment arriver à bâtir un sentiment d’appartenance fort à distance ?
En effet, la notion d’onboarding dans un contexte de travail à distance devient un véritable défi, tant dans l’intégration de profils professionnels que des gestionnaires. On y voit même un certain enjeu pour bâtir sa crédibilité pour des profils plus seniors. Il ne faut pas oublier que le télétravail a également pu déstabiliser certaines équipes. Mais des solutions existent pour continuer à accueillir de nouvelles têtes dans les meilleures conditions, il suffit de continuer à miser sur les échanges humains, mais de façon différente.
Dans un premier temps, la technologie peut favoriser au préalable l’intégration des nouveaux employés. Des plateformes novatrices existent pour faciliter l’onboarding, comme BambooHR, Sapling, Pendo pour ne citer qu’eux, possédant des outils automatisés de signature électronique, de suivi des congés ou de gestion des performances.
Pour notre cliente Alexandra Lebel, Vice-Présidente aux Ressources Humaines chez Sherweb, une entreprise qui prévoit d’embaucher 800 personnes dans les 12 prochains mois, l’expérience candidat et l’expérience employé vont de pair et sont surtout indispensables. En effet, selon Alexandra, cette expérience employé débute dès la phase 1 des processus de recrutement, quand on attire des candidats. Mais bien souvent, les efforts sont concentrés uniquement sur cette phase, pourtant cette professionnelle des ressources humaines explique qu’on doit continuer à transposer cette expérience une fois le candidat en poste. C’est vraiment très important d’être cohérent. Alexandra décrit les processus d’onboarding comme un voyage, “a journey”, où il faut savoir organiser et créer des moments forts dans la vie de l’employé.
Par exemple, l’ambiance lifestyle à côté du bureau étant difficile à recréer aujourd’hui, les managers en ressources humaines de Sherweb ont dû rivaliser d’ingéniosité pour que l’expérience employé soit encore ponctuée de moments forts et enrichissants. Il y a notamment plus d’activités corporatives où chaque équipe s’organise comme elle le souhaite. Pour l’accueil et l’intégration de nouveaux collaborateurs, une réunion virtuelle est organisée avec tous les nouveaux arrivants. Pendant cette rencontre, il y a une présentation de l’équipe et des personnes-ressources. Certains tests sont également effectués pendant cette première journée afin de s’assurer que tout fonctionne correctement et que la personne se sente outillée dès qu’elle commence son travail.
Alexandra précise qu’il est primordial de se poser certaines questions pour adapter au mieux les solutions :
C’est important de créer un sentiment d’appartenance avant même l’entrée en fonction de l’employé. Il faut responsabiliser et sensibiliser l’équipe, car l’accueil et l’intégration sont l’affaire de tous. Sur les différentes plateformes de communication collaborative (Teams, Slack, Cliq…), les équipes peuvent se créer des chats privés pouvant faire office de coin “pause café”, où les gens peuvent partager des moments, des anecdotes qui se seraient partagés au bureau. Cela permet de perpétuer un esprit d’équipe. Alexandra insiste sur le fait de prévoir des moments de connexion ensemble, cela peut-être de manière informelle à la fin des réunions.
Chez Sherweb, des rencontres mensuelles virtuelles ont également été mises en place pour parler des objectifs et pour échanger avec les équipes. Des événements virtuels comme “Meet the VP’s”, où les employés faisaient connaissance de façon plus personnelle avec leurs managers, ont également eu beaucoup de succès. L’entreprise a totalement repensé son expérience employé en créant un club social qui propose des activités stimulant l’interaction telles que des cours de yoga, des midi-conférences, des cours de mixologie et bien plus. Un programme de reconnaissance des paires a également été mis en œuvre afin de promouvoir les valeurs corporatives de Sherweb.
N’oubliez pas qu’une bonne intégration à distance passe également par une bonne communication. Utilisez tous les outils et canaux de communication à votre disposition (mails, chats, managers…), n’hésitez pas à en abuser s’il faut !
L’onboarding Post-Covid veut dire repenser les processus, améliorer les technologies et avoir une organisation et une planification nécessaire pour répondre aux nouveaux enjeux du travail à distance (envoie de matériel, phase de tests…). Il faut aussi revoir le système de partenaires qui supporte l’entreprise à certaines étapes du feuillet d’intégration (par exemple les fournisseurs du cadeau d’accueil).
Selon Alexandra, il est important que les entreprises testent des choses afin de voir ce qui fonctionne le mieux. Le feedback des employés est primordial dans cette restructuration des processus d”intégration.
L’intégration des nouveaux gestionnaires est également un défi de taille à relever. En effet, ces derniers doivent mettre en place leur leadership auprès d’équipes qu’ils n’ont jamais rencontrées en personne, faire davantage d’efforts à démontrer leur crédibilité ou encore comprendre les jeux d’influence au sein de la compagnie.
L’onboarding était, est et sera toujours une étape importante dans la vie de l’employé. Les processus d’intégration font le pont entre l’expérience candidat et l’expérience employé, ils doivent donc suivre une certaine cohérence tout au long du parcours de l’employé. L’adaptation est la meilleure façon de continuer à ne pas négliger cette étape. Même à distance, vos nouvelles recrues doivent être prises en considération dès les premiers jours après l’acceptation de votre offre. Le travail hybride s’annonce être le parti pris pour le futur, il faudra donc continuer de s’adapter à cette nouvelle réalité.